1) ¿PARA QUÉ SIRVE UNA CARTA GANTT?
“Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente.”
Así, por medio de la carta Gantt, cliente y proveedor pueden hacerse una idea clara de los recursos involucrados en un proyecto (tiempo, actividades, presupuestos) y su correcta administración. Por el contrario, quienes no aplican este instrumento tienden a trabajar en forma desordenada, poco eficiente (recargando la jornada para tratar de ser más productivos, gastando tiempo o material) o bien lineal (ejecutando una tarea tras otra) en vez de hacer simultáneamente (o en paralelo) aquellas que es posible coordinar o delegar, como vimos en un artículo anterior. Y de paso generan inquietud en el cliente, pues este ignora a qué paso marcha el proyecto, o por qué tarda o vale tanto. Si puedes explicar mediante un desglose detallado las labores a realizar dentro del plazo disponible, tu cliente estará mucho más dispuesto a confiarte el proyecto y financiarlo sin objeciones.
2) ¿EN QUÉ CONSISTE UNA CARTA GANTT?
“Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.”
Un ejemplo básico de carta Gantt sería este (click sobre la imagen para ampliar):
3) ¿EXISTE UNA PLANTILLA PARA CREAR CARTAS GANTT?
Exel es el software estándar para creación de cartas Gantt.
4) ¿CÓMO SE ARMA UNA CARTA GANTT?
a) En primer lugar es bueno detallar las características del proyecto (cliente, profesional a cargo, fecha de inicio y término), idealmente en recuadro aparte y/o al comienzo del documento.
b) A continuación se indican los días hábiles específicos y semanas -es decir el tiempo que tomará el proyecto- en el eje horizontal de la carta, descontando los eventuales feriados y fines de semana.
c) En el eje vertical en cambio anotaremos las actividades y/o tareas involucradas en el proyecto, el profesional o funcionario a cargo de realizarla y la duración estimada. Las tareasson subconjuntos de las actividades (p. ej., la actividad “crear vestido” se subdivide en las sigtes. tareas: comprar tela, cortar tela, coser tela) y en ciertos casos conviene desglosarlas para administrar su ejecución de la forma más clara posible, sobre todo cuando serán realizadas por personas distintas.
d) Donde se cruzan los ejes vertical y horizontal tenemos nuestro calendario, cuyas celdas deben ser coloreadas de modo correspondiente al día(s) en que se ejecutará la actividad. Algunas actividades serán efectuadas simultáneamente, mientras que otras solo pueden comenzar si la anterior está lista. Para diferenciar actividades de tareas, o para distinguir a cada ejecutante (en proyectos donde participan varios), se puede recurrir a colores o letras distintos. Al momento de programar el proyecto y colorear las celdas es muy importante calcular tiempos realistas más que deseables. También es buenoconsiderar inconvenientes o situaciones de fuerza mayor, dejando al menos un par de días libres para cubrir dicha posibilidad sin afectar el deadline (fecha de entrega).
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