1) ¿PARA QUÉ SIRVE UNA CARTA GANTT?
“El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista.” (Fuente: OBS Business School)
Así, por medio de la carta Gantt, cliente (o inversionista) y proveedor pueden hacerse una idea clara de los recursos involucrados en un proyecto (tiempo, actividades, presupuestos) y su correcta administración. Por el contrario, quienes no aplican este instrumento tienden a trabajar en forma desordenada, poco eficiente (recargando la jornada para tratar de ser más productivos, gastando tiempo o material) o bien lineal (ejecutando una tarea tras otra) en vez de hacer simultáneamente (o en paralelo) aquellas que es posible coordinar o delegar, como vimos en un artículo anterior. Y de paso generan inquietud en el cliente, pues este ignora a qué paso marcha el proyecto, o por qué tarda o vale tanto. Si puedes explicar mediante un desglose detallado las labores a realizar dentro del plazo disponible, tu cliente estará mucho más dispuesto a confiarte el proyecto y financiarlo sin objeciones.
2) ¿EN QUÉ CONSISTE UNA CARTA GANTT?
“Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.” (Fuente: Wikipedia)
Un ejemplo básico de carta Gantt sería este (click sobre la imagen para ampliar):
3) ¿EXISTE UNA PLANTILLA PARA CREAR CARTAS GANTT?
Excel (parte del paquete Microsoft Office) es el software estándar para creación de cartas Gantt. Puedes aprender a hacer una paso a paso aquí (imagen) o aquí (video). También puedes descargar y usar las plantillas gratuitas que ofrece Google Drive.
4) ¿CÓMO SE ARMA UNA CARTA GANTT?
a) En primer lugar es bueno detallar las características del proyecto (cliente, profesional a cargo, fecha de inicio y término), idealmente en recuadro aparte y/o al comienzo del documento.
b) A continuación se indican los días hábiles específicos y semanas -es decir el tiempo que tomará el proyecto- en el eje horizontal de la carta, descontando los eventuales feriados y fines de semana.
c) En el eje vertical en cambio anotaremos las actividades y/o tareas involucradas en el proyecto, el profesional o funcionario a cargo de realizarla y la duración estimada. Las tareasson subconjuntos de las actividades (p. ej., la actividad “crear vestido” se subdivide en las sigtes. tareas: comprar tela, cortar tela, coser tela) y en ciertos casos conviene desglosarlas para administrar su ejecución de la forma más clara posible, sobre todo cuando serán realizadas por personas distintas.
d) Donde se cruzan los ejes vertical y horizontal tenemos nuestro calendario, cuyas celdas deben ser coloreadas de modo correspondiente al día(s) en que se ejecutará la actividad. Algunas actividades serán efectuadas simultáneamente, mientras que otras solo pueden comenzar si la anterior está lista. Para diferenciar actividades de tareas, o para distinguir a cada ejecutante (en proyectos donde participan varios), se puede recurrir a colores o letras distintos. Al momento de programar el proyecto y colorear las celdas es muy importante calcular tiempos realistas más que deseables. También es bueno considerar inconvenientes o situaciones de fuerza mayor, dejando al menos un par de días libres para cubrir dicha posibilidad sin afectar el deadline (fecha de entrega).
5) CONSIDERACIONES FINALES
El objetivo último de la carta Gantt es facilitar, medir y emplear de modo eficiente un recurso inmaterial pero clave para cualquier trabajo: el tiempo, que como dice la frase es dinero, por lo cual debe negociarse y cobrarse, y también ha de ser ahorrado o invertido con inteligencia. La Gantt es tan solo un instrumento para tal efecto, pero no suple la importancia de saber administrar el tiempo y cómo hacerlo. Para ello te recomendamos leer este y esteartículo que publicamos previamente, y también uno muy interesante sobre las dos grandes leyes de la productividad. Así, el manejo de dicho recurso pasará a ser una filosofía de vida en vez de una simple técnica.
PUEDES DESCRAGAR UN MODELO DE CARTA GANTT DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL DESDE <<AQUI>>
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