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Como comenzar a archivar cuando no existe nada creado
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Como comenzar a archivar cuando no existe nada creado

De Douglas Ruz G.9 Enero, 2017

Pasos para archivar

En este instructivo tendrán el principio básico de cómo archivar los documentos. Sigan los pasos señalados.

1.- Elabore una tabla: Archivo de Documentos, que relacione la información de documentos elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique (Puede ser similar a la mostrada en la Tabla).

ÁREASISTEMANPPROCESONSSUBPROCESODESCRIPCIÓN
CALCalidad01Documentación11CorrespondenciasRegistro y control correspondencia enviadas y recibidas.
CALCalidad01Documentación12DocumentosRegistro y control de la documentación.
CALCalidad01Documentación13EmpresaRegistro de los documentos de la empresa.
CALCalidad01Documentación14FormatosRegistro de los formularios e instructivos.
CALCalidad02Comité Calidad21SeguimientoSeguimiento a la ejecución del plan de calidad.
CALCalidad03Producto31AuditoriasAuditorias llevados a cabo en la empresa.
CALCalidad03Producto32PrestaciónPrestación del servicio.
RHHRecursos Humanos01Personal11IngresosReclutamiento y selección, contratación, ingreso e inducción al puesto de trabajo.
RHHRecursos Humanos01Personal12VariacionesSe refiere al tipo de movimiento que genera una nomina.
RHHRecursos Humanos02Relaciones Industriales21ActualizacionesModificaciones y/o eliminaciones de datos referente a los Entes Gubernamentales y Organismos privados.
RHHRecursos Humanos02Relaciones Industriales22AdiestramientoPlanes de capacitación y adiestramiento llevados por la empresa interno y/o externo.
RHHRecursos Humanos02Relaciones Industriales23BeneficiosPlanes sobre beneficios y seguridad al trabajador.
RHHRecursos Humanos02Relaciones Industriales24SalidasOficios, Cheques, Listados Nomina, Cartas, Reportes a LPH, I.V.S.S, I.S.L.R.
SEGSeguridad Industrial01Comité HSISeguimiento al plan de Higiene y seguridad industrial.
SEGSeguridad Industrial02Aseo e HigieneRegistro, abastecimiento y reposición de materiales de limpieza.
SEGSeguridad Industrial03Accidentes LaboralesRegistro de accidente y siniestros del personal; registro, abastecimiento y reposición de Cruz Roja.
SEGSeguridad Industrial04PrevenciónRegistro, abastecimiento y reposición de equipos y/o herramientas de protección personal.

2.- Creen una Carpeta para cada Área.

3.- Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro de la Tabla.

4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos como electrónicos y listo problema resuelto.

Aporte de Jano Pizarro

Descarga esta misma tabla desde aqui

COMO COMENZAR ARCHIVAR CUANDO NO EXISTE NADA CREADO
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Sobre el Autor
Douglas Ruz G.
Hola mi nombre es Douglas soy programador webmaster y fundador de Chileprevencion, me dedico día a día a corregir y mejorar el sitio, donde ya somos una cantidad importante de colegas,hoy en día Chileprevencion es el sitio numero uno en prevención de riesgos en Chile.