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Como comenzar a archivar cuando no existe nada creado
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Como comenzar a archivar cuando no existe nada creado

De Douglas Ruz9 Enero, 2017

Pasos para archivar

En este instructivo tendrán el principio básico de cómo archivar los documentos. Sigan los pasos señalados.

1.- Elabore una tabla: Archivo de Documentos, que relacione la información de documentos elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique (Puede ser similar a la mostrada en la Tabla).

ÁREA SISTEMA NP PROCESO NS SUBPROCESO DESCRIPCIÓN
CAL Calidad 01 Documentación 11 Correspondencias Registro y control correspondencia enviadas y recibidas.
CAL Calidad 01 Documentación 12 Documentos Registro y control de la documentación.
CAL Calidad 01 Documentación 13 Empresa Registro de los documentos de la empresa.
CAL Calidad 01 Documentación 14 Formatos Registro de los formularios e instructivos.
CAL Calidad 02 Comité Calidad 21 Seguimiento Seguimiento a la ejecución del plan de calidad.
CAL Calidad 03 Producto 31 Auditorias Auditorias llevados a cabo en la empresa.
CAL Calidad 03 Producto 32 Prestación Prestación del servicio.
RHH Recursos Humanos 01 Personal 11 Ingresos Reclutamiento y selección, contratación, ingreso e inducción al puesto de trabajo.
RHH Recursos Humanos 01 Personal 12 Variaciones Se refiere al tipo de movimiento que genera una nomina.
RHH Recursos Humanos 02 Relaciones Industriales 21 Actualizaciones Modificaciones y/o eliminaciones de datos referente a los Entes Gubernamentales y Organismos privados.
RHH Recursos Humanos 02 Relaciones Industriales 22 Adiestramiento Planes de capacitación y adiestramiento llevados por la empresa interno y/o externo.
RHH Recursos Humanos 02 Relaciones Industriales 23 Beneficios Planes sobre beneficios y seguridad al trabajador.
RHH Recursos Humanos 02 Relaciones Industriales 24 Salidas Oficios, Cheques, Listados Nomina, Cartas, Reportes a LPH, I.V.S.S, I.S.L.R.
SEG Seguridad Industrial 01 Comité HSI Seguimiento al plan de Higiene y seguridad industrial.
SEG Seguridad Industrial 02 Aseo e Higiene Registro, abastecimiento y reposición de materiales de limpieza.
SEG Seguridad Industrial 03 Accidentes Laborales Registro de accidente y siniestros del personal; registro, abastecimiento y reposición de Cruz Roja.
SEG Seguridad Industrial 04 Prevención Registro, abastecimiento y reposición de equipos y/o herramientas de protección personal.

2.- Creen una Carpeta para cada Área.

3.- Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro de la Tabla.

4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos como electrónicos y listo problema resuelto.

Aporte de Jano Pizarro

Descarga esta misma tabla desde aqui

COMO COMENZAR ARCHIVAR CUANDO NO EXISTE NADA CREADO
COMO COMENZAR ARCHIVAR CUANDO NO EXISTE NADA CREADO
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Sobre el Autor
Douglas Ruz
Programador webmaster y fundador de Chileprevencion, me dedico día a día a corregir y mejorar el sitio, Chileprevencion es el sitio numero uno en prevención de riesgos en Chile.