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Pasos para archivar
En este instructivo tendrán el principio básico de cómo archivar los documentos. Sigan los pasos señalados.
1.- Elabore una tabla: Archivo de Documentos, que relacione la información de documentos elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique (Puede ser similar a la mostrada en la Tabla).
| ÁREA | SISTEMA | NP | PROCESO | NS | SUBPROCESO | DESCRIPCIÓN |
| CAL | Calidad | 01 | Documentación | 11 | Correspondencias | Registro y control correspondencia enviadas y recibidas. |
| CAL | Calidad | 01 | Documentación | 12 | Documentos | Registro y control de la documentación. |
| CAL | Calidad | 01 | Documentación | 13 | Empresa | Registro de los documentos de la empresa. |
| CAL | Calidad | 01 | Documentación | 14 | Formatos | Registro de los formularios e instructivos. |
| CAL | Calidad | 02 | Comité Calidad | 21 | Seguimiento | Seguimiento a la ejecución del plan de calidad. |
| CAL | Calidad | 03 | Producto | 31 | Auditorias | Auditorias llevados a cabo en la empresa. |
| CAL | Calidad | 03 | Producto | 32 | Prestación | Prestación del servicio. |
| RHH | Recursos Humanos | 01 | Personal | 11 | Ingresos | Reclutamiento y selección, contratación, ingreso e inducción al puesto de trabajo. |
| RHH | Recursos Humanos | 01 | Personal | 12 | Variaciones | Se refiere al tipo de movimiento que genera una nomina. |
| RHH | Recursos Humanos | 02 | Relaciones Industriales | 21 | Actualizaciones | Modificaciones y/o eliminaciones de datos referente a los Entes Gubernamentales y Organismos privados. |
| RHH | Recursos Humanos | 02 | Relaciones Industriales | 22 | Adiestramiento | Planes de capacitación y adiestramiento llevados por la empresa interno y/o externo. |
| RHH | Recursos Humanos | 02 | Relaciones Industriales | 23 | Beneficios | Planes sobre beneficios y seguridad al trabajador. |
| RHH | Recursos Humanos | 02 | Relaciones Industriales | 24 | Salidas | Oficios, Cheques, Listados Nomina, Cartas, Reportes a LPH, I.V.S.S, I.S.L.R. |
| SEG | Seguridad Industrial | 01 | Comité HSI | Seguimiento al plan de Higiene y seguridad industrial. | ||
| SEG | Seguridad Industrial | 02 | Aseo e Higiene | Registro, abastecimiento y reposición de materiales de limpieza. | ||
| SEG | Seguridad Industrial | 03 | Accidentes Laborales | Registro de accidente y siniestros del personal; registro, abastecimiento y reposición de Cruz Roja. | ||
| SEG | Seguridad Industrial | 04 | Prevención | Registro, abastecimiento y reposición de equipos y/o herramientas de protección personal. |
2.- Creen una Carpeta para cada Área.
3.- Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro de la Tabla.
4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos como electrónicos y listo problema resuelto.
Aporte de Jano Pizarro
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