Introducción. La ley 20.396 publicada con fecha 23 de noviembre de 2009, modificó el artículo 9 del Código del Trabajo en lo relativo a los lugares y forma en que debe mantenerse disponible la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo.
Esta modificación viene a resolver un grave problema para los empleadores, que por su actividad les era muy difícil mantener la documentación laboral en el lugar donde se prestan los servicios, ya sea por trabajar en instalaciones de terceros o por tratarse de faenas muy móviles, así las empresas que desarrollan actividades agrícolas, forestales, mineras y de vigilancia, habían sido objeto de diversas multas por no tener la documentación laboral disponible en el lugar de las faenas al momento de una fiscalización. Además, no debemos olvidar que la realidad numerosos empleadores, en su mayoría pequeños empresarios, acostumbran a tener toda su documentación laboral y previsional, en la oficina del contador, quien además, de ser su asesor contable es quien les administra todas sus diligencias previsionales y laborales.
Para hacer un análisis mas profundo de esta norma, primero repasaremos la normativa vigente antes de la ley 20.396, para finalizar con el estudio del alcance de esta ley.
Normativa vigente antes de la ley 20.396 Antes de la ley 20.396 existían tres normativas que se referían a la documentación laboral que debía mantenerse en el lugar de las faenas y a la posibilidad de solicitar una centralización de ésta documentación:
a.- El artículo 9 del Código del Trabajo, que en su inciso quinto señalaba: “ El empleador, en todo caso estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, un ejemplar del contrato de trabajo, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes”
b.- El artículo 31, inciso Nº 2, del Decreto con Fuerza de Ley Nº2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, prescribe que «toda aquellas documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones».
De acuerdo a esta norma el empleador se encontraba obligado a mantener en los lugares de trabajo toda la documentación que se derivara de las relaciones de trabajo. Esta documentación debía mantenerse en el lugar de las faenas, aún cuando la empresa dispusiera de oficinas centrales.
De acuerdo a lo prescrito en esta y otras normas del ámbito laboral, la documentación que el empleador esta obligado a mantener en la empresa, es la siguiente:
- Contrato de trabajo –
- Registro control de asistencia –
- Pacto de horas extraordinarias –
- Libro auxiliar de remuneraciones –
- Reglamento interno de orden, higiene y seguridad –
- Comprobante de pago de remuneraciones –
- Comprobantes de feriado –
- Instrumentos colectivos –
- Finiquitos –
- Avisos por término de contrato de trabajo –
- Acta de Constitución de Comité Paritario de Higiene y Seguridad –
- Actas de reuniones mensuales del Comité Paritario de Higiene y Seguridad –
- Acta de constitución de Comité Bipartito de Capacitación –
- Otros documentos laborales:
Se mantendrá, además, en el lugar de trabajo, toda otra documentación de carácter laboral relacionada con el cumplimiento de disposiciones legales de este tipo. Por ejemplo, comprobantes de anticipos o compensar tiempo trabajado, convenios respecto de sala cuna, etc.
– Planillas de cotizaciones previsionales
– Otros documentos previsionales:
Por ejemplo, formularios de solicitud y autorización de cargas familiares; avisos de contratación y cesación de servicios (ex Caja de Empleados Particulares); certificados de afiliación y desafiliación a Administradoras de Fondos Previsionales; autorización de descuentos por prestamos otorgados por C.C.A.F. etc. Avisos de iniciación y cesación de servicios a la AFC
– Documentación contable-laboral:
Es aquella que, siendo por naturaleza contable, su revisión permitirá acreditar eventuales infracciones, principalmente la evasión previsional y el no pago de gratificaciones que en derecho correspondan.
– Otra documentación:
Escrituras públicas o privadas y sus modificaciones, a objeto de verificar razón social vigente, representante legal y domicilio de ambos, porcentaje de participación y si alguno aporta a la sociedad trabajo en el pacto social y aparece contratado como trabajador dependiente de ésta. Patente municipal, principalmente para verificar R.U.T. y actividad económica. Formulario de iniciación de actividades.
La única posibilidad para mantener parte de la documentación laboral y previsional en un lugar distinto a la faena, era mediante una autorización de la Dirección del Trabajo, que permitiera su centralización, como pasaremos a revisar en la letra siguiente.
c.- La Circular Nº 052 de 27.04.94, regula el procedimiento para solicitar la centralización de la documentación, derivada de las relaciones de trabajo.
Para que la Dirección del Trabajo autorice a la empresa a centralizar la documentación, es necesario que se cumplan las siguientes exigencias:
1) Que se cumplan los requisitos de forma, esto es, de admisibilidad.
2) Que la solicitud de centralización sea efectuada por peticionarios que no tengan multas pendientes de pago ni deuda previsional.
3) Que se trate de casos calificados, situaciones de excepción debidamente justificadas.
4) Que involucren un lugar de mantención de la documentación en original, a cargo o en posesión del peticionario.
5) Que preserven la obligación de mantener documentación en copia legible en los lugares de trabajo centralizados, sin perjuicio de la obligación de mantener en uso correctamente el registro control de asistencia.
Respecto de toda aquella documentación que reviste el carácter de permanente o indispensable para ser fiscalizada oportunamente, el empleador estará obligado a mantener, en los lugares en que se desarrollan las labores o funciones, copia legible de la misma, con la excepción que se indica más adelante.
Tal documentación es la siguiente:
– contratos individuales de trabajo,
– comprobante de pago de remuneraciones (últimos 6 meses),
– finiquitos de trabajo (últimos 6 meses),
– reglamento interno de orden higiene y seguridad y/o sólo de higiene y seguridad, según corresponda,
– convenio de sala cuna, si procede y
– comprobante de otorgamiento de feriado (últimos dos años).
Opcionalmente se sugerirá la conveniencia y podrá mantenerse copia de las planillas de pago y/o declaración de cotizaciones previsionales de los últimos 6 meses.
Todo el resto de la documentación que derive de las relaciones de trabajo será factible de centralizar sin obligación de mantener copia de la misma en los lugares de trabajo, tales como: – contratos o convenios colectivos, – planillas de cotizaciones previsionales, de A.F.P., INP, ISAPRES, C.C.A.F. y Mutualidades, – autorización de cargas familiares, etc.
La autorización de centralización de documentación excluye el registro de asistencia que se deberá mantener siempre en original en los lugares de trabajo, conforme a las reglas generales o especiales procedentes.
Conclusión: Como podemos observar la centralización de la documentación presentaba dos grandes inconvenientes:
1.- Era de carácter restringida, solamente se autorizaba en casos calificados, frente a situaciones de excepción, debidamente justificadas.
2.- Respecto de la documentación que comprendía la centralización, y que se consideraba de carácter permanente, igualmente había que mantener copias legibles de ellas, lo que en algunos casos presentaba gran dificultad.
Normativa vigente con la nueva ley 20.396 La ley 20.396, contempla un artículo único que modifica el artículo 9 del Código del Trabajo, reemplazando su inciso quinto y agregando un inciso sexto y final:
a) Se reemplaza el inciso quinto por el siguiente:
«El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.».
b) Se agrega un inciso sexto: «Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales.
Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario”.
c) Se agrega un inciso final: “La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.».
Análisis de esta nueva normativa: Como principio básico podemos señalar que nuestra legislación laboral exige al empleador mantener toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones del trabajo, en el lugar donde se ejecutan los servicios, excepcionalmente la Dirección del Trabajo podrá autorizar su centralización, cuando por ciertas circunstancias, el empleador tenga necesidad para ello.
En nuestra opinión, creemos que la posibilidad de mantener los contratos de trabajo y los finiquitos en un lugar distinto (previamente fijado) al que se prestan los servicios, según lo dispone el actual inciso quinto del artículo 9 del Código del Trabajo, se enmarca dentro de la posibilidad de centralización de la documentación laboral y previsional, ya que no se entendería, que estos documentos estuvieran en un lugar y el resto de la documentación laboral y previsional en otro lugar, es decir, si el empleador tiene la necesidad de centralización, esta debería abarcar toda la documentación laboral y previsional.
Por lo anterior, estimamos que en esta parte nada aporta el nuevo inciso quinto, ya que de existir necesidad de centralización se pediría esta para toda la documentación, de conformidad al lo dispuesto en el nuevo inciso sexto del artículo 9 del Código del Trabajo. A su vez el nuevo inciso final del artículo 9 del Código del Trabajo, viene a reafirmar que la centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, excluyendo obviamente al registro de control de asistencia, el cual siempre deberá encontrarse en el lugar donde se prestan los servicios.
En consecuencia, el real cambio legislativo y que pasaremos a analizar, lo encontramos en el nuevo inciso sexto del artículo 9 del Código del Trabajo, que se refiere a la nueva modalidad de centralización de la documentación laboral y previsional. Causales que facultan la solicitud de centralización:
a.- Al tener organizado su giro en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo.
b.- Por razones de administración, control, operatividad o seguridad.
c.- Cuando los trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras , forestales y de vigilancia, entre otras. Solicitud de centralización: La solicitud debe presentarse a la Dirección del Trabajo. Para estos efectos el Director del Trabajo mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización.
La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud en el plazo de 30 días. Novedad de esta modificación: El nuevo art. sexto del art. 9 da la posibilidad al empleador de ofrecer en el procedimiento de centralización, mantener la documentación laboral, en los lugares de trabajo, en forma digitalizada.
Si bien para los efectos de la centralización de la documentación, la posibilidad de ofrecer mantener copias digitalizadas de la documentación en nuevo, es una materia que ya se ha aplicado en el ámbito laboral, especialmente en materia de seguridad (DS. 75 art. 5)
Conclusión: Realmente con esta nueva normativa se soluciona un grave problema operativo para las empresas, y que en algunos casos era insalvable y que más aún se hacía acreedora de multas. Con esta nueva centralización es posible que el empleador no tenga ningún documento laboral ( físico) en el lugar de las faenas. Ahora esperemos que se dicte una resolución por la Dirección del Trabajo que venga a reglamentar la forma de mantener la documentación digitalizada.
